برگزاری ایونت شرکتی

ایونت شرکتی یک رویداد یا جشن تشخیصی است که توسط یک شرکت برگزار می‌شود، ممکن است به مناسبت‌های مختلفی مانند رونمایی از محصولات جدید، جشن تجلیل از دستاوردها، کنفرانس آموزشی یا تبلیغات شرکتی برگزار شوند. برگزاری ایونت شرکتی معمولا به‌منظور بهینه سازی تعاملات با مشتریان، پیشنهاد خدمات یا محصولات جدید، ارتقا شناخت برند و بهبود روابط عمومی صورت می‌گیرد. ایونت‌های شرکتی می‌توانند در قالب کنفرانس‌ها، نمایشگاه‌ها، گردهمایی‌ها یا حتی جشنواره‌های شرکتی برگزار شوند.

هدف از برگزاری ایونت های‌ شرکتی

برگزاری ایونت شرکتی اهداف متنوعی دارد، این شامل:

• تبلیغات و بازاریابی: برگزاری ایونت‌ به شرکت فرصت می‌دهد تا محصولات و خدمات خود را به جامعه معرفی و بازاریابی کند.
• ارتقا هویت برند: این رویدادها به شرکت امکان می‌دهند هویت برند خود را تقویت کنند و در ذهن مشتریان به‌عنوان یک برند قابل اعتماد و موفق جا بیافتند.
• تقویت ارتباط با مشتریان: ایونت‌های شرکتی فرصتی است برای برقراری ارتباط مستقیم با مشتریان، درک نیازهای آن‌ها و ارائه پاسخ به سوالات آن‌ها.
• معرفی محصولات جدید: این رویدادها به شرکت اجازه می‌دهند تا محصولات جدید خود را به مشتریان نشان دهند و بازخورد مستقیم از مخاطبان دریافت کنند.
• تقویت روابط داخلی: ایونت‌های شرکتی می‌توانند به تقویت همبستگی و همکاری درون سازمان بیانجامند و روابط اعضای تیم را بهبود بخشند.
• جلب توجه رسانه‌ها: این رویدادها می‌توانند توجه رسانه‌ها را جلب کنند و پوشش‌های رسانه‌ای مثبت را برای شرکت فراهم آورند.
• جلسات آموزشی و کارگاه‌ها: برگزاری ایونت آموزشی و کارگاه‌های عملی در زمینه‌های مرتبط با فعالیت شرکت نیز میسر است.

راهنمای کامل برگزاری ایونت شرکتی

برای برگزاری ایونت شرکتی باید از اصول خاصی پیروی کنیم.

تعیین هدف 

تعیین اهداف برای برگزاری ایونت شرکتی یک رویداد امر حیاتی است. در این مرحله، ابتدا اهداف کسب‌وکار خود را مشخص کنید و سپس برنامه‌ریزی رویداد را براساس این اهداف انجام دهید. اگر با چالش‌هایی در حین برنامه‌ریزی روبه‌رو شدید، با توجه به هدف اصلی تصمیمات صحیحی بگیرید. 

حوزه فعالیت رویداد

در انتخاب حوزه فعالیت رویداد، فعالیت‌ها و سخنرانی‌ها را با دقت مشخص کنید و با تجربیات گذشته، مقیاس رویداد را در نظر بگیرید. اگر برای اولین بار قرار است ایونت شرکتی برگزار می‌کنید، می‌توانید با یک مقیاس کوچک‌تر شروع کنید و سپس به تاثیرگذاری آن پی ببرید.

استفاده از پلتفرم‌های اطلاع‌رسانی جهت دعوت مخاطبان

پس از تعیین اهداف و حوزه فعالیت رویداد، می‌توانید از پلتفرم‌های اطلاع‌رسانی آنلاین برای دعوت مخاطبان استفاده کنید. این پلتفرم‌ها امکان اطلاع‌رسانی، ثبت‌نام و جمع‌آوری اطلاعات اولیه شرکت‌کنندگان را فراهم می‌آورند که به شما کمک می‌کنند تعداد شرکت‌کنندگان را بسنجید و مشخصات آن‌ها را به دقت ثبت کنید.

زمان‌بندی درست

مرحله بعدی برای برگزاری ایونت شرکتی این است که برای به حداکثر رساندن بازدهی رویداد و جلب توجه مخاطبان، یک زمان‌بندی دقیق برای هر بخش از رویداد داشته باشید. این برنامه‌ریزی باید تداخلی با سایر برنامه‌ها نداشته باشد و زمان‌های استراحت، پذیرایی و شبکه‌سازی نیز مدنظر قرار گیرد. 

اطمینان حاصل کنید که زمان برگزاری رویداد با توجه به تعطیلات و مناسبت‌های سالانه، به خوبی انتخاب شده باشد تا مخاطبان از دسترس خارج نباشند. با آغاز زودهنگام فرآیند برنامه‌ریزی و اختصاص وقت کافی برای بازاریابی و اطلاع‌رسانی، می‌توانید از یک زمان‌بندی موفق و بهینه برخوردار شوید.

گردآوری تیم اجرایی‌ حرفه‌ای

آیا به‌عنوان فرد حقیقی قصد برگزاری همایش را دارید یا حقوقی؟ در هر صورت، یک امر حیاتی در برگزاری ایونت شرکتی این است که یک تیم اجرایی مجرب را در کنار خود داشته باشید. این تیم به یک رهبر اصلی نیاز دارد تا مسئولیت‌های کلی و جزئی را مدیریت کند و همه افراد را در این مسیر هدایت سازد.

پیش‌بینی کنید

قبل از برگزاری رویداد، تمام اعضای تیم اجرایی باید جلسه دورهمی داشته باشند و مراسم را گام به گام بررسی کنند. در این نشست، هر فرد باید وظایف خود را به‌خوبی تصویرسازی کند تا تداخلی در اجرای وظایف دیگران ایجاد نشود. همچنین، در این مرحله، تخمین زده می‌شود که به چه تعداد نیروی انسانی و اجرایی در بخش‌های مختلف این رویداد نیاز است.

تنظیم بودجه

پس از بررسی دقیق جوانب برپایی همایش، مخارج آشکار و پنهان آن مشخص می‌شوند. اگر نیاز به مخارج بیشتری باشد که به‌تنهایی قابل تامین نیست، می‌توانید به دنبال منابع دیگر نیز بگردید. بر اساس نوع رویداد، اسپانسری، بلیت‌فروشی یا همکاری با یک شرکت مکمل، راهکارهای مناسبی برای تامین هزینه‌ها است.

برنامه‌ریزی

با توجه به نوع رویداد و هدف مورد نظر، می‌توانید یک نقشه و طرح برای برگزاری ایونت شرکتی ایجاد کنید. این طرح ممکن است شامل ارسال ایمیل، نامه، ثبت‌نام در فروشگاه یا استفاده از رسانه‌ها و روزنامه‌ها باشد. از این راه‌ها می‌توانید به بهبود اطلاع‌رسانی، جلب مخاطبان و تامین منابع مالی برای رویداد خود بپردازید.

نکات مهم در برگزاری ایونت های شرکتی

برای برگزاری ایونت شرکتی به بهترین شکل ممکن، چند نکته مهم وجود دارد.

• میزبانان باید بهترین مکان را با فاصله مناسب از محل اقامت مهمانان برگزینند.
• پیشنهاد می‌شود هزینه‌های برگزاری ایونت را قبل از شروع به کار برآورد کنید.
• برگزاری ایونت تبلیغاتی و استفاده از راهکارهای بازاریابی می‌تواند به بهبود روند کار کمک کند.
• اهمیت کیفیت نوشیدنی‌ها و غذاها در همایش‌ها نیز یکی از نکات حیاتی است که برگزارکنندگان باید به آن توجه داشته باشند.

تشریفات رایکا: ارائه دهنده خدمات برگزاری ایونت شرکتی

قبل از برگزاری ایونت شرکتی، انتخاب یک تیم حرفه‌ای برای برگزاری امری حیاتی محسوب می‌شود. تشریفات رایکا آماده برگزاری انواع ایونت‌های شرکتی برای شما عزیزان است و انواع خدمات از جمله پذیرایی، گل‌آرایی و بادکنک‌آرایی برای مهمانان را فراهم می‌کند. برای رزرو و اطلاعات بیشتر، مشتریان می‌توانند با کارشناسان ما در تشریفات رایکا تماس بگیرند.

جمع‌بندی

ایونت شرکتی به‌عنوان یک رویداد تشویقی و تبلیغاتی، با هدف ارتقا ارتباطات داخلی، ترویج برند، جلب توجه مشتریان و بهبود محیط کار برگزار می‌شود. این رویدادها برای شناساندن هویت شرکتی، افزایش فهم مشتریان نسبت به محصولات و خدمات،و تشویق همکاران به تعهد بیشتر به کار می‌روند. برگزاری ایونت شرکتی خود را به دستان معتمدی بسپارید.